Viele kennen es vielleicht noch von früher, die Stempelkarte. Zum Arbeitsbeginn, bei Pausen und dann zum Feierabend muss man stempeln gehen. In den letzten Jahren hat sich viel im Bereich der Personalzeiterfassung getan. Welche Systeme es gibt und wann ein Unternehmen es braucht, dies kann man in diesem Ratgeber zum Thema erfahren.

Dann ist es notwendig

Ein System für die Zeiterfassung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist sicherlich nicht in einem jeden Unternehmen erforderlich. Hier sind zum Beispiel kleine Unternehmen zu nennen, in denen ein solches System in der Regel nicht notwendig ist. Anders kann dies aber aussehen, wenn man eine größere Anzahl an Mitarbeitern hat. Auch kann die Personalzeiterfassung erforderlich sein, wenn man zum Beispiel in seinem Unternehmen ein Schichtbetrieb oder aber auch flexible Arbeitszeiten hat. Die Zeiterfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter ist hierbei kein Selbstzweck. Vielmehr kann eine Zeiterfassung für die Abrechnung, aber auch für die Kontrolle der Arbeits- und Pausenzeiten notwendig sein.

Unterschiedliche Systeme bei der Personalzeiterfassung

Wie Eingangs erwähnt, gab es früher das klassische Stempelsystem. Hierbei hatte man eine Karte und musste diese in die Stechuhr stecken. Auf der Karte aus Papier wurde dann das Datum und die Uhr vermerkt. Dieses System der Personalzeiterfassung gibt es auch heute noch, doch es gibt mittlerweile auch andere Systeme. So zum Beispiel ein System das nach dem selben Prinzip arbeitet, die Stechkarte aber nicht aus Papier ist, sondern eher wie eine Scheckkarte. Bei Arbeitsbeginn oder bei einer Pause, zieht man seine Scheckkarte durch das Lesegerät. Automatisch werden dann die Daten im Computer vermerkt. Der Vorteil hierbei, die Geschäfts- und Buchhaltung hat einen wesentlich besseren Überblick. Neben diesem System, gibt es mittlerweile auch Systeme die zum Beispiel mit dem Fingerabdruck arbeiten. Ein System der Personalzeiterfassung mittels Fingerabdruck hat natürlich den Vorteil, es ist Missbrauchssicher, was bei den anderen Systemen nicht der Fall ist. Denn man kann nie wirklich nachvollziehen, ob der Arbeitnehmer oder ein Kollege, die Zeiterfassung vorgenommen hat.

Kosten für die Personalzeiterfassung

Wie ersichtlich ist, gibt es unterschiedliche Systeme für die Personalzeiterfassung. Entsprechend diesen Unterschieden bei den Systemen, gibt es auch bei den Kosten Unterschiede. Spielt daher ein Unternehmen mit dem Gedanken der Zeiterfassung, so sollte man sich im ersten Schritt über die Vor- und Nachteile der Systeme informieren und dann auch die Preise vergleichen. Mittels einem Vergleich kann man relativ einfach und schnell sich einen Überblick verschaffen. Durch diese Möglichkeit des Vergleiches hat man einen großen Vorteil, durch einen Vergleich werden nicht nur die Unterschiede bei den Kosten ersichtlich, sondern auch bei den Funktionen der Systeme. Am Ende kann man mittels einem Vergleich das System zur Personalzeiterfassung finden, was auch zum Bedarf des Unternehmen passt.